Чл. 20а

Чл. 20а.(Нов - ДВ, бр. 95 от 2023 г.) Дирекция "Деловодство и архив":

1. организира, осъществява и контролира движението на кореспонденцията в министерството посредством автоматизирана деловодна система, с изключение на кореспонденцията на Инспектората, дирекция "Консулски отношения", дирекция "Човешки ресурси", дирекция "Бюджет и финанси" и на отдел "ЮНЕСКО" в дирекция "Права на човека";
2. изпълнява функциите на администратор на системата за електронен документооборот;
3. организира и осъществява обучения на служителите на министерството за работа с автоматизираната деловодна система;
4. приема, обработва и препраща до компетентните структурни звена в министерството или до други държавни учреждения, получени чрез приемната на министерството, писма, жалби, сигнали и заявления на граждани и следи за своевременното изпращане на обратна информация и на отговори до подателите;
5. организира и администрира системата за контрол на изпълнение на решенията в министерството;
6. предоставя справки за състоянието на преписките и движението на документите;
7. организира и осъществява деловодната и архивната дейност на министерството, както и на лични архивни фондове;
8. оказва методическа помощ и контрол върху деловодната и архивната работа в Инспектората, дирекция "Консулски отношения", дирекция "Човешки ресурси", дирекция "Бюджет и финанси", отдел "ЮНЕСКО" в дирекция "Права на човека" и задграничните представителства;
9. съхранява оригиналите на международните договори с участието на Република България и придружаващите ги документи, свързани с тяхното подписване и последващо изменение, както и определените за дългосрочно запазване документи на министерството;
10. осигурява достъп на служителите на министерството до архивния фонд на министерството;
11. осигурява достъп на български и чуждестранни граждани и институции до архивния фонд на министерството при стриктно съблюдаване на нормите за гарантиране на сигурността на информацията;
12. води регистър на официалните и гербовите печати, използвани в министерството и задграничните представителства;
13. изготвя вътрешни административни актове, свързани с организацията на документооборота и съхранението на документите в министерството и в задграничните представителства.