Чл. 5

Член 5 Документация

1. Без да се засяга член 6, операторите гарантират, че всички транзакции, водещи до пускане на пазара на включени в списъка вещества от категории 1 и 2 от приложение I, са надлежно документирани в съответствие с параграфи 2 - 5 по-долу. Това задължение няма да се прилага за онези оператори, които притежават специални лицензии или подлежат на специална регистрация съгласно член 3, параграф 2 и параграф 6 съответно.

1. Търговски документи, като фактури, митнически манифест за товари, административни документи и други документи за спедиция на товари съдържат достатъчно информация за сигурно идентифициране на:

а) името на включеното в списъка вещество, както е дадено в категории 1 и 2 от приложение I; б) количеството и теглото на включеното в списъка вещество и, когато се отнася за смес или природен продукт, количеството и теглото, ако е на разположение, на сместа или природния продукт, както количеството и теглото или процент от теглото на всяка съставка или съставки от категории 1 и 2 от приложение I, които се съдържат в сместа; в) името и адреса на доставчика, дистрибутора, консигнатора, и ако е възможно, на други оператори, пряко включени в сделката, както е посочено в член 2, букви в) и г).

1. Документацията трябва също да съдържа и декларация на клиента, както е посочено в член 4.

1. Операторите съхраняват подробни архиви на дейността си, както е упоменато в съответствие с техните задължения съгласно параграф 1.

1. Документацията и архивите, отнасящи се към параграфи от 1 до 4, се пазят най-малко 3 години от края на календарната година, в която е извършена сделката, посочена в параграф 1, и трябва да са на разположение за проверка при поискване от страна на компетентните власти.

1. Документацията може също да се съхранява под формата на репродукции върху образно средство или друг носител на информация. Трябва да се гарантира, че съхранените данни:

а) съответстват на документа по образ и съдържание, когато са подготвени четливо, и б) са леснодостъпни по всяко време, могат да се четат незабавно и могат да бъдат анализирани чрез автоматизирани средства за период от време, определен в параграф 5.