Чл. 12

Член 12 Задължения във връзка с информацията и документацията Предлагащите организации са длъжни да актуализират информацията и да уведомяват съответната държава членка 1. за събития или обстоятелства, които биха могли да се отразят сериозно върху изпълнението на програмата или върху финансовите интереси на Съюза. Предлагащите организации и прилагащите организации са длъжни да съхраняват документален архив и други 2. разходооправдателни документи, които доказват правилното изпълнение на програмата и разходите, декларирани като допустими, и по-специално следното: а) за действителни разходи: адекватен документален архив и други разходооправдателни документи с оглед доказване на декларираните разходи, като договори, договори с подизпълнители, фактури и счетоводни регистри. Практиките за определяне и анализ на разходите и процедурите за вътрешен контрол трябва да дават възможност за пряко равняване на декларираните суми, сумите, отразени в счетоводните отчети, и сумите, посочени в разходооправдателните документи. Що се отнася до разходите за персонал, предлагащата организация и прилагащите организации са длъжни да водят отчетност за присъствие за броя декларирани часове. При отсъствие на надеждни документи за отработени часове по действието държавата членка има право да приеме алтернативен доказателствен материал за потвърждаване на броя декларирани часове, ако счете, че са налице достатъчно гаранции за неговата достоверност. За лицата, заети изключително с работа по програмата, не се изисква да се съхраняват документи за отчетено време, а се изисква подписана декларация, потвърждаваща, че въпросните лица са работили изключително за изпълнение на действието; б) за разходи с единна ставка: адекватен документален архив и други разходооправдателни документи с оглед доказване на допустимостта на разходите, въз основа на които е изчислена единната ставка. 13.10.2015 г. BG Официален вестник на Европейския съюз L 266/21