Чл. 140

Член 140 Наличност на документи

1. Без да се засягат правилата, уреждащи държавните помощи, управляващият орган гарантира, че всички разходооправдателни документи за разходи по линия на фондовете за операциите, за които сумата на допустимите разходи не надвишава 1 000 000 EUR, са на разположение на Комисията и на Европейската сметна палата при поискване за период от три години, считано от 31 декември след предаването на отчетите, в които са включени разходите по операцията.

При операции, различни от тези, посочени в първа алинея, всички удостоверителни документи се предоставят за период от две години, считано от 31 декември след представянето на отчетите, в които са включени окончателните разходи по приключената операция. Управляващ орган може да реши да приложи за операции, за които общите допустими разходи не надвишават 1 000 000 EUR, правилото, посочено във втората алинея. Периодът, посочен в първата алинея, се прекъсва в случай на съдебно производство или при надлежно обосновано искане на Комисията.

1. Управляващият орган информира бенефициерите за началната дата на периода, посочен в параграф 1.

1. Документите се съхраняват под формата на оригинали или заверени копия на оригиналите или на общоприети носители на информация, включително електронни версии на оригинални документи или документи, съществуващи единствено в електронна версия.

1. Документите се съхраняват във форма, която позволява идентифицирането на самоличността на субектите на данните в продължение на срок, чиято продължителност не надвишава необходимата за целите, за които данните са събрани или обработени впоследствие.

1. Процедурата, по която се удостоверява, че документите, съхранявани на общоприети носители на данни, са верни с оригиналния документ, се определя от националните органи и трябва да гарантира, че съхраняваните версии отговарят на националните правни изисквания и на тях може да се разчита за целите на одита.

1. Когато документите съществуват единствено в електронна форма, използваните компютърни системи отговарят на приетите стандарти за сигурност, които гарантират, че съхраняваните документи отговарят на националните законови изисквания и на тях може да се разчита за целите на одита.

Раздел II

Приключване на оперативните програми