Чл. 14

Член 14 Управление и контрол

1. При осъществяването на задачи по изпълнението на резерва държавите членки вземат всички необходими мерки, в това число законови, подзаконови и административни мерки, за да защитят финансовите интереси на Съюза, а именно като:

а) определят орган или органи, в зависимост от конституционната уредба на съответната държава членка, който или които да отговарят за управлението на финансирането от резерва, и независим одитен орган в съответствие с член 63, параграф 3 от Финансовия регламент и осъществяват надзор върху тези органи; б) създават системи за управление и контрол във връзка с резерва в съответствие с принципите на доброто финансово управление и обезпечават ефективното функциониране на тези системи; в) изготвят описание на системите за управление и контрол във връзка с резерва съгласно образеца, посочен в приложение III, редовно актуализират описанието и при поискване го предоставят на Комисията; г) в срок до 10 декември 2021 г. уведомяват Комисията за идентификационните данни на определените орган или органи и на органа, на който ще бъде изплатено предварителното финансиране, и потвърждават, че описанията на системите за управление и контрол във връзка с резерва са съставени; д) следят за това разходите, за които се предоставя подкрепа по линия на други фондове и програми на Съюза, да не бъдат включени в подкрепата от резерва; е) предотвратяват, откриват и отстраняват нередности и измами и избягват конфликти на интереси; тези действия включват събирането на информация за действителните собственици на получателите на финансиране в съответствие с точка 4, буква а) от приложение III; правилата, свързани със събирането и обработването на такива данни, са в съответствие с приложимите правила за защита на данните; ж) сътрудничат с Комисията, OLAF, Сметната палата, а по отношение на държавите членки, участващи в засилено сътрудничество, с Европейската прокуратура съгласно Регламент (ЕС) 2017/1939. Работата с и достъпът до данните, посочени в буква е) се ограничават до органите по буква а), Комисията, OLAF, Сметната палата, а по отношение на държавите членки, участващи в засилено сътрудничество съгласно Регламент (ЕС) 2017/1939 — до Европейската прокуратура. Държавите членки и Комисията имат право да обработват лични данни само когато това е необходимо за целите на изпълнението на техните задължения съгласно настоящия регламент и да обработват лични данни в съответствие с Регламент (ЕС) 2016/679 на Европейския парламент и на Съвета (21) или Регламент (ЕС) 2018/1725, в зависимост от това кое от двете се прилага.

1. За целите на параграф 1, букви а) и б) държавите членки могат да използват органите на подходящото териториално равнище и системите за управление и контрол, които вече са въведени във връзка с изпълнението на финансирането по политиката на сближаване или фонд „Солидарност“ на Европейския съюз.

1. Органът или органите, който отговаря за управлението на финансирането от резерва:

а) обезпечава функционирането на ефективна и ефикасна система за вътрешен контрол; б) установява критерии и процедури за избора на мерки, които трябва да бъдат финансирани, и определя условията за получаване на финансиране от резерва; в) проверява дали мерките, финансирани от резерва, се изпълняват в съответствие с приложимото законодателство и условията за финансиране от резерва, както и дали разходите се основават на проверими разходооправдателни документи; г) определя ефективни мерки за избягване на двойно финансиране на едни и същи разходи от резерва и от други финансови източници на Съюза; д) осигурява последващо публикуване в съответствие с член 38, параграфи 2—6 от Финансовия регламент; е) използва счетоводна система за вписване и съхранение по електронен път на данните за направените разходи, които трябва да бъдат покрити чрез финансиране от резерва, предоставяща своевременно точна, пълна и надеждна информация; ж) съхранява всички разходооправдателни документи относно разходите, които трябва да бъдат покрити чрез финансиране от резерва, за период от 5 години от крайния срок за подаване на заявлението за финансиране от резерва и включва това задължение в споразумения с други субекти, участващи в изпълнението на резерва; з) за целите на параграф 1, буква е) събира информация в електронен стандартизиран формат с цел идентифициране на получателите на финансиране от резерва и на техните действителни собственици съгласно приложение III.

1. Независимият одитен орган одитира системата за управление и контрол във връзка с резерва и извършва одити на финансираните мерки, с цел предоставяне на независимо уверение на Комисията относно ефективното функциониране на тази система и законосъобразността и редовността на разходите, включени в счетоводните отчети, подадени до Комисията.

Одитните дейности се извършват в съответствие с международно приетите стандарти за одит. Одитите на финансираните мерки се отнасят за разходите на основата на извадка. Тази извадка е представителна и се основава на статистически извадкови методи. Когато съвкупността се състои от по-малко от 300 извадкови единици, може да се използва нестатистически извадков метод по професионална преценка на независимия одитен орган. В такива случаи размерът на извадката е достатъчен, за да позволи на независимия одитен орган да изготви валидно одитно становище. Нестатистическият извадков метод обхваща минимум 10 % от извадковите единици в съвкупността от референтния период, избрани на случаен принцип.

1. Комисията може да извършва одити на място в помещенията на всеки субект, участващ в изпълнението на резерва във връзка с мерките, финансирани от резерва, и има достъп до разходооправдателните документи за разходите, които трябва да бъдат покрити чрез финансирането от резерва.

1. Комисията обръща особено внимание на създаването на системата за управление и контрол във връзка с резерва, когато държавите членки не използват съществуващите органи, определени за изпълнението на финансирането по линия на политиката на сближаване или фонд „Солидарност“ на Европейския съюз. Ако са установени рискове, Комисията извършва оценка, за да гарантира, че системата за управление и контрол във връзка с резерва функционира ефективно за осигуряване на защитата на финансовите интереси на Съюза. Комисията информира съответната държава членка за временните си заключения и отправя покана към нея да представи своето становище в срок от два месеца след като информира държавата членка за временните си заключения.