Чл. 37

Член 37 Организация на визовите отдели

1. Държавите-членки отговарят за организацията на визовите отдели в техните консулства.

За да се предотврати спад в нивото на бдителност и да се защитят служителите от възможността да бъдат изложени на натиск на местно ниво, се създават ротационни схеми за служителите, които пряко се занимават с кандидатите, когато това е уместно. Особено внимание се обръща на ясните работни структури и точното разпределение/разделение на отговорности във връзка с вземането на крайните решения по заявленията. Достъпът до ВИС, ШИС и друга поверителна информация е ограничен и включва само ограничен брой надлежно упълномощени служители. Трябва да се вземат подходящи мерки за предотвратяване на неразрешен достъп до такива бази данни.

1. Съхранението и ползването на визови стикери е обект на подходящи мерки за сигурност, за да се избегне измама или загуба. Всяко консулство води отчет на наличните визови стикери и регистрира начина, по който е използван всеки визов стикер.

1. Консулствата на държавите-членки пазят архиви на заявленията. Всяко индивидуално досие съдържа заявлението за издаване на виза, копия от съответните придружаващи документи, регистър на направените проверки и референтния номер на издадената виза, за да могат служителите, при необходимост, да възстановят фактите, въз основа на които е взето решението по заявлението.

Индивидуалните досиета за заявленията се пазят поне две години, считано от датата, на която е взето решението по заявлението, посочено в член 23, параграф 1.