Чл. 25

Чл. 25.(1) Електронните документи се съхраняват в електронния архив. (2) За всеки електронен документ се поддържат следните данни:

1. номер - уникален регистрационен идентификатор (УРИ);
2. индекс на делото от номенклатурата на делата, в което е класиран документът;
3. заглавие - вид на документа, автор, адресат, тема;
4. приложени файлове - списък (наименование, съдържание);
5. срок за съхранение по номенклатурата на делата/списъка на видовете документи;
6. дата на регистриране на документа;
7. вид на файловия формат за съответния документ;
8. подпис на документа, включително подписите на служителите, изготвили и съгласували документа;
9. вид на създаващия софтуер;
10. обем на документа и приложенията към него.

(3) Всеки електронен документ трябва да притежава следните характеристики:

1. да представя цялата информация и връзки, съществуващи в електронния документ;
2. да е определен от международен, национален или публично разпространен формат;
3. да е с дълготрайна годност и широко разпространение;
4. да позволява директно използване и лесно трансформиране в други формати, които са годни за използване от съществуващата софтуерна или хардуерна среда;
5. да е максимално независим от конкретна софтуерна или хардуерна среда.

(4) Дългосрочното опазване и съхранение на електронните документи се осъществява чрез:

1. осигуряване на материална и технологична база;
2. осигуряване на съхранението им на отделна машина и по възможност в друга защитена мрежа в съответствие сНаредбата за минималните изисквания за мрежова и информационна сигурност;
3. осигуряване на условия, гарантиращи мрежовата и информационната сигурност в съответствие с изискванията наНаредбата за минималните изисквания за мрежова и информационна сигурност;
4. осигуряване на постоянна хардуерна и софтуерна поддръжка.

(5) С цел опазване и съхранение на електронните документи в институциите се използват отделно или комбинирано методи, осигуряващи тяхното физическо съхранение, автентичност, интегритет и използваемост, като миграция и емулация.