Чл. 15

Член 15 Влизане в сила Настоящият регламент влиза в сила в деня след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз. Настоящият регламент е задължителен в своята цялост и се прилага пряко в държавите членки в съответствие с Договорите. Съставено в Брюксел на 25 юли 2014 година. За Комисията Председател José Manuel BARROSO

3.10.2014 г. BG Официален вестник на Европейския съюз L 289/13 ПРИЛОЖЕНИЕ Критерии за определяне на отговорния орган

1. Вътрешна среда

А) Организационна структура 1) Организационна структура, която позволява на отговорния орган да изпълнява задачите си, посочени в член 4. 2) Организационна структура, определена в органиграма, която показва ясно разпределението на ролите и отговор­ ностите. Б) Стандарти по отношение на човешките ресурси 1) Подходящи човешки ресурси, които да изпълняват задачите, описани в член 4. 2) Разделяне на задълженията, така че никой служител да не отговаря за повече от една от задачите, свързани с разрешаването, плащането или счетоводното отчитане на суми, които се финансират по националната програма, и никой служител да не изпълнява една от тези задачи, без върху него да упражнява надзор друг служител. 3) Писмено определяне на отговорностите на всеки служител, включително границите на неговите финансови правомощия. 4) Подходящо обучение на персонала. 5) Процедури за избягване на конфликти на интереси, включително когато служител на отговорна длъжност или на чувствителна длъжност по отношение на проверката, разрешаването, плащането и счетоводното отчитане на искания за плащане изпълнява също функции извън отговорния орган.

1. Контролни дейности

А) Подбор на проекти 1) Процедури за подбор и за отпускане на безвъзмездни средства в съответствие с член 9. 2) Процедури по отношение на съдържанието и подписването на споразумения за отпускане на безвъзмездни сред­ ства и административни решения в съответствие с членове 10 и 11. Б) Процедури за административните проверки и проверките на място 1) Процедури за редовно и своевременно уведомяване на ръководството на отговорния орган на подходящо равнище за резултатите от извършените проверки, за да се осигури възможност за преразглеждане на страте­ гията за контрол и на процедурите за вътрешен контрол при откриване на недостатъци на системата или ако е необходимо. 2) Описание на използвания метод за вземане на извадки, когато административните проверки или проверките на място не са всеобхватни, а се извършват на базата на извадка, както и процедура за съобщаване на несъответ­ ствията и нередностите. 3) Когато документите (на хартиен или електронен носител) за извършените проверки на искания за плащане се съхраняват от други органи, процедури, въведени от тези органи и от отговорния орган, за да се гарантира, че отговорният орган разполага с достъп до тези документи.

В) Процедури за разрешаване на плащането на исканията за плащане, представени от бенефициер 1) Процедури за обезпечаване на наблюдението на изпълнението на споразуменията за отпускане на безвъзмездни средства, административните решения и договорите съгласно договорните условия. 2) Процедури за получаване, записване и обработка на исканията за плащане, представени от бенефициер, опреде­ лящи по-специално документите, които трябва да се използват, и процедурата за преглед на свършената работа.

L 289/14 BG Официален вестник на Европейския съюз 3.10.2014 г. 3) Контролен списък на проверките, които трябва да извършва всеки служител, отговарящ за разрешаването, включително преглед на свършената работа. 4) Процедура за разрешаване на плащането, включително проверка на спазването на правилата на Съюза и нацио­ налните правила и включително проверките, изисквани по член 5, параграф 2 и член 27 от Регламент (ЕС) № 514/2014, за предотвратяване и откриване на измами и нередности. по-конкретно по отношение на иденти­ фицираните рискове. Г) Процедури във връзка с плащането 1) Процедури, с които се гарантира, че плащанията се извършват само по банкови сметки на бенефициера и че не се извършват плащания в брой. 2) Процедури, с които се гарантира, че всички плащания, за които не са извършени преводи, се възстановяват на бюджета на националната програма. Д) Процедури във връзка със счетоводното отчитане Счетоводни процедури, с които се гарантира, че годишните отчети са пълни, точни и своевременни и че всички грешки или пропуски се откриват и коригират, по-специално чрез периодични проверки и равнения.

Е) Процедури във връзка с авансовите плащания 1) Процедури, с които се гарантира, че плащанията на аванси на бенефициерите се записват отделно в счетовод­ ната документация. 2) Процедури, с които се гарантира, че авансите се изчистват в определените срокове и че тези, чието изчистване е просрочено, се идентифицират. Ж) Процедури във връзка с дълговете 1) Процедури, с които се гарантира, че критериите, предвидени в букви А) — Г), се прилагат mutatis mutandis по отношение на сумите, които отговорният орган трябва да събере в съответствие с член 21, буква з) от Регламент (ЕС) № 514/2014. 2) Процедури за гарантиране на надлежното проследяване на издадените нареждания за събиране на вземания и ако е приложимо, на лихвите за забава. 3) Процедури, които гарантират, че ако събирането не може да бъде извършено, причината за това се установява, за да се прецени дали държавата членка следва да възстанови средства на бюджета на Съюза. 4) Система за признаване на всички дължими суми и за записване на всички тези дългове в книга на длъжниците

преди получаването им. 5) Процедури, с които се гарантира, че тази книга на длъжниците се проверява през редовни интервали от време, за да се гарантират нейната надеждност и пълнота. З) Процедури за откриване на нередности и за борба с измамите 1) Определения за нередности в съответствие с изискванията на Съюза. 2) Механизми, с които се гарантира, че нередностите могат да бъдат открити навреме и че могат да бъдат пред­ приети незабавни коригиращи мерки. 3) Процедури за въвеждане на пропорционални мерки за борба с измамите. 4) Процедури, с които се гарантира, че Комисията се уведомява за откритите нередности и ако е целесъобразно, за всички коригиращи мерки, предприети в годишните отчети. И) Одитна следа Процедура, с която се осигурява подходяща одитна следа в съответствие с регламента за изпълнение, приет въз основа на член 27, параграф 5 от Регламент (ЕС) № 514/2014, чрез предоставяне на документни доказателства, които трябва да се съхраняват в помещенията на отговорния орган, във връзка с подбора на проекти, разрешава­ нето, счетоводното отчитане и плащането на исканията за плащане, представени от бенефициер, както и обработ­ ката на авансовите плащания и на дълговете.

3.10.2014 г. BG Официален вестник на Европейския съюз L 289/15

1. Вътрешна информация и комуникация

А) Комуникация 1) Процедури, с които се гарантира, че: а) всички промени в законодателството на Съюза се записват; б) инструкциите, базите данни и контролните списъци се актуализират, за да отразяват тези промени своевре­ менно; и в) всички заинтересовани страни, като например упълномощеният орган, се уведомяват за тези промени свое­ временно. 2) Процедури, с които се гарантира, че всички бенефициери разполагат с необходимата информация, за да изпъл­ няват своите задачи и извършват дейността. 3) Процедури, с които се гарантира, че на кандидатите се предоставя подходяща последваща информация за резул­ татите от процеса на подбор. Б) Сигурност на информационните системи 1) Сигурността на използваните информационни системи е в съответствие с най-новите стандарти, приети на международно равнище. 2) Процедури, с които се гарантира, че финансовите и технологичните мерки са пропорционални на рисковете.

1. Вътрешно наблюдение и докладване

А) Вътрешни документи и доклади 1) Документирани процедури и съответни контролни списъци, които се попълват с цел: а) да се подпомага работата на комитета за наблюдение, посочен в член 12, параграф 4 от Регламент (ЕС) № 514/2014, и да му се предоставя информацията, която му е необходима, за да изпълнява своите задачи, по-специално данни за напредъка на националната програма по отношение на постигането на нейните цели, финансови данни и данни за показателите и основните етапи; б) изготвяне на годишни и окончателни доклади за изпълнението и предоставянето им на Комисията; в) изготвяне на документите, представляващи искането за плащане на годишното салдо, посочено в член 44 от Регламент (ЕС) № 514/2014; г) гарантиране, че висшето ръководство получава всички необходими доклади и информация за ефективно наблюдение на изпълнението на програмите, за които отговаря; и д) гарантиране, че висшето ръководство получава докладите от независимите оценки или одити на функциони­

рането на неговите системи. 2) Документирани процедури за докладване и наблюдение, ако отговорният орган е възложил изпълнението на задачи на друг орган. Б) Наблюдение на други задачи, които не се извършват от самите органи 1) Когато органи действат под отговорността на отговорния орган, с изключение на упълномощените органи — процедури, с които се гарантира, че са въведени механизми за упражняване на надзор, за да се осигури добро финансово управление. 2) Когато контролни дейности се възлагат на външни изпълнители — процедури, с които се гарантира, че са въве­ дени механизми за упражняване на надзор, за да се осигурят обща методика за контрол и последователност на работата. 3) Когато отговорният орган делегира дейности — процедури, с които се гарантира, че се спазва член 5, параграф 4 от настоящия регламент.