Чл. 5

Член 5 Вътрешен мониторинг, процедура за жалби и система за управление на документацията

1. Доброволните схеми създават система за вътрешен мониторинг, за да проверяват спазването от страна на икономическите оператори на правилата и процедурите, прилагани от схемата, и да гарантират качеството на работата, извършвана от одиторите на сертифициращите органи. Вътрешният мониторинг се извършва поне веднъж годишно и отразява географския и суровинния обхват на доброволната схема, както и нивото на риска на дейностите, извършвани от икономическите оператори. Като част от процеса на мониторинг доброволните схеми изискват от сертифициращите органи да представят всички одитни доклади и когато е приложимо, изчисленията на действителните стойности на емисиите на парникови газове. Дейностите по мониторинг обхващат случайна и основана на риска извадка от тези одитни доклади на всеки сертифициращ орган.
2. Доброволните схеми установяват правила и процедури за осигуряване на ефективно проследяване на резултатите от вътрешния мониторинг и при необходимост, за прилагане на санкции. Въз основа на резултатите от вътрешния мониторинг се предприемат корективни мерки на равнището на управленската структура или на процеса на вътрешен мониторинг на доброволната схема, за да се подобри нейното функциониране в бъдеще. Резултатите от годишните дейности по мониторинг на доброволната схема се обобщават в годишния доклад за дейността, който се представя на Комисията.

1. Доброволните схеми установяват процедури за подаване на жалби срещу икономически оператори или сертифициращи органи. Процедурата за подаване на жалби е достъпна на уебсайта на доброволната схема и позволява изпращането на жалби по електронен път или по пощата. Процедурата за подаване на жалби гарантира също така защитата на лицата, които добросъвестно съобщават за нарушения или подават жалби в съответствие с Директива (ЕС) 2019/1937 на Европейския парламент и на Съвета (4). Уебсайтът трябва да съдържа поне следната информация като цяло:

(4) Директива (ЕС) 2019/1937 на Европейския парламент и на Съвета от 23 октомври 2019 г. относно защитата на лицата, които подават сигнали за нарушения на правото на Съюза (OB L 305, 26.11.2019 г., стр. 17).

27.6.2022 г. BG Официален вестник на Европейския съюз L 168/7 а) информацията и доказателствата, които трябва да бъдат предоставени за подаване на жалба, както и пощенския адрес или адреса на електронна поща, на който трябва да бъде изпратена; б) насоки за това кои жалби попадат в обхвата на процедурата; в) поетапен преглед на начина, по който се обработват жалбите, от получаването на първоначалната жалба до разрешаването ѝ, и съответните срокове за всяка стъпка; г) процес на вземане на решения по жалби и процес на обжалване на решенията; д) последиците от установяването на несъответствие в резултат на жалба в рамките на доброволната схема. Доброволните схеми водят регистър на всички жалби и предоставят на Комисията обобщение на тези жалби в 4. годишния доклад за дейността. При поискване от страна на Комисията или на държава членка те предоставят всички документи, свързани с дадена жалба и нейното разглеждане. Доброволните схеми и сертифициращите органи създават система за управление на документацията, която обхваща

1. всеки от следните елементи:

а) обща документация на системата за управление (например наръчници, политики, определяне на отговорностите); б) контрол на документите и регистрите; в) управленски преглед на системата за управление; г) вътрешно одитиране/вътрешен мониторинг; д) процедури за установяване и управление на несъответствията; както и е) процедури за предприемане на превантивни действия за отстраняване на причините за потенциални несъответствия. Документацията се съхранява минимум 5 години или по-дълго, ако това се изисква от съответния национален орган.