Чл. 16

Член 16 Деловодна система

1. Държавите членки гарантират, че тяхното единно звено за контакт въвежда и администрира единна електронна деловодна система, която да служи за хранилище, позволяващо на единното звено за контакт да изпълнява задачите си съгласно настоящата директива. Деловодната система има най-малко всяка от следните функции и възможности:

а) записване на входящите и изходящите искания за информация, посочени в членове 5 и 8, и на всякаква друга комуникация във връзка с тези искания с единните звена за контакт и когато е приложимо, с компетентните правоприлагащи органи на други държави членки, включително информацията относно отказите на искания за информация и искания за предоставянето на разяснения или уточнения и самите разяснения или уточнения, посочени съответно в член 6, параграфи 2 и 3; б) записване на комуникацията между единното звено за контакт и компетентните правоприлагащи органи съгласно член 14, параграф 2, буква б); в) записване на предоставянето на информация на единните звена за контакт и когато е приложимо, на компетентните правоприлагащи органи на други държави членки в съответствие с членове 5, 7 и 8; г) съпоставяне на входящите искания за информация, посочени в членове 5 и 8, с информацията, налична при единното звено за контакт, включително информацията, предоставена в съответствие с член 5, параграф 3, втора алинея и член 7, параграф 3, втора алинея, и друга относима информация, записана в деловодната система; д) осигуряване на адекватни и бързи последващи действия във връзка с входящите искания за информация, посочени в член 4, по-специално с оглед на спазването на сроковете за предоставяне на исканата информация, посочени в член 5; е) оперативна съвместимост със SIENA, като по-специално се гарантира, че входящата комуникация чрез SIENA може да бъде записвана директно в деловодната система и че изходящата комуникация чрез SIENA може да бъде изпращана директно от деловодната система; ж) генериране на статистически данни по отношение на обмена на информация съгласно настоящата директива за целите на оценката и мониторинга, по-специално за целите на член 18; з) достъп за регистриране и други дейности по обработване във връзка с информацията, съдържаща се в деловодната система, за целите на отчетността и киберсигурността в съответствие с член 25 от Директива (ЕС) 2016/680.

1. Държавите членки гарантират, че всички рискове, свързани с киберсигурността, отнасящи се до деловодната система, по-специално по отношение на нейната архитектура, управление и контрол, се управляват и разглеждат по предпазлив и ефективен начин, както и че са предвидени подходящи предпазни мерки срещу неразрешен достъп и злоупотреба.
2. Държавите членки гарантират, че деловодната система съдържа лични данни само доколкото това е необходимо и пропорционално, за да може единното звено за контакт да изпълнява задачите, възложени му съгласно настоящата директива, и че съдържащите се в нея лични данни впоследствие се заличават необратимо.
3. Държавите членки гарантират, че тяхното единно звено за контакт извършва преглед на спазването на параграф 3 – за първи път най-късно шест месеца след приключването на обмена на информация и впоследствие редовно.