Чл. 9

Член 9 Обхват на вътрешните политики, процедури и механизми за контрол

1. Задължените субекти трябва да разполагат с вътрешни политики, процедури и механизми за контрол за осигуряване на спазването на настоящия регламент, на Регламент (EС) 2023/1113 и на всеки друг административен акт, издаден от надзорник, и по-специално:

a) за ограничаване и ефективно управление на рисковете от изпиране на пари и финансиране на тероризма, установени на равнището на Съюза, на равнище държава членка, както и на равнище задължен субект; б) като допълнение към задължението за прилагане на целеви финансови санкции, за ограничаване и управление на рисковете от неприлагане и заобикаляне на целевите финансови санкции. Политиките, процедурите и механизмите за контрол, посочени в първа алинея, са пропорционални на естеството на стопанската дейност, включително на рисковете и сложността ѝ, и на размера на задължения субект, и включват всички дейности на задължения субект, които попадат в обхвата на настоящия регламент.

1. Политиките, процедурите и механизмите за контрол, посочени в параграф 1, включват:

a) вътрешните политики и процедури, включително по-специално: i) изготвянето и актуализирането на оценката на риска за цялата стопанска дейност; ii) рамката на задължения субект за управление на риска; iii) комплексната проверка на клиента във връзка с прилагането на глава III от настоящия регламент, включително процедурите за определяне дали клиентът, действителният собственик или лицето, от чието име или в полза на което се извършва дадена сделка или дейност, е видна политическа личност или член на семейството или близък сътрудник на видна политическа личност; iv) уведомяването за съмнителни сделки; v) възлагането на дейности на външни изпълнители и разчитане на комплексна проверка на клиента, извършена от други задължени субекти; vi) съхраняването на отчетността и политиките във връзка с обработването на лични данни съгласно членове 76 и 77; vii) наблюдението и управлението на спазването на тези вътрешни политики и процедури в съответствие с буква б) от настоящия параграф, установяването и управлението на недостатъците и изпълнението на коригиращи действия; viii) проверката — пропорционална на рисковете, свързани със задачите и функциите, които ще се изпълняват, при наемането и назначаването на персонал за определени задачи и функции и при назначаването на представители и разпространители — дали тези лица са с добра репутация; ix) вътрешното съобщаване на вътрешните политики, процедури и механизми за контрол на задължения субект, включително на неговите представители, дистрибутори и доставчици на услуги, участващи в прилагането на неговите политики в областта на БИП/БФТ; x) политиката за обучение на служителите и, когато е приложимо, на агентите и дистрибуторите по отношение на въведените в задължения субект мерки за спазване на изискванията на настоящия регламент, на Регламент (ЕС) 2023/1113 и на всеки административен акт, издаден от надзорник; б) вътрешните мерки за контрол и независима одитна функция, която да проверява вътрешните политики и процедури, посочени в буква а) от настоящия параграф, и въведените механизми за контрол в задължения субект; при липсата на независима одитна функция задължените субекти могат да възложат тази проверка да бъде извършена от външен експерт. Вътрешните политики, процедури и механизми за контрол, определени в първата алинея, се записват в писмена форма. Вътрешните политики се одобряват от ръководния орган в управленската му функция. Вътрешните процедури и мерките за контрол, се одобряват най-малко на нивото на ръководителя, отговарящ за спазването на изискванията.

1. Задължените субекти поддържат вътрешните политики, процедури и механизми за контрол в актуален вид и, когато се установят слабости, ги подобряват.

1. В срок до 10 юли 2026 г. ОБИП издава насоки относно елементите, които задължените субекти трябва да вземат предвид, въз основа на естеството на стопанската им дейност, включително рисковете и сложността ѝ, и техния размер, когато вземат решение за обхвата на своите вътрешни политики, процедури и механизми за контрол, по-специално по отношение на персонала, определен за функциите, свързани със спазването на изискванията. В тези насоки се определят освен това случаите, когато поради естеството и размера на задължения субект:

i) вътрешните механизми за контрол трябва да бъдат организирани на равнището на търговската функция, функцията по спазване на изискванията и одитната функция; ii) независимата одитна функция може да бъде изпълнявана от външен експерт.